È ufficiale: dal 1° Luglio 2022 la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per i forfettari. L’estensione della misura ai lavoratori autonomi che usufruiscono del regime fiscale agevolato è stata confermata nel testo del decreto PNRR 2, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 30 Aprile 2022.
Tanti professionisti dovranno quindi adattarsi presto alla fatturazione in cloud o alle fatture web: nelle prossime righe vediamo cosa è necessario sapere in termini di fatturazione elettronica e cosa fare quando si presentano gli errori più frequenti, a partire da uno dei casi più comuni, cioè quello di una stessa fattura elettronica inviata due volte.
Cosa succede quando si invia una fattura elettronica?
Con fattura elettronica (detta anche web o in cloud) si intende una fattura prodotta, emessa e inviata digitalmente. Il processo di fatturazione elettronica, invece, indica una serie di operazioni che vanno dall’emissione alla conservazione digitale del documento così realizzato.
Per emettere una fattura elettronica è necessario dotarsi di uno dei software appositamente progettati presenti sul mercato, come quelli disponibili su FatturazioneB2B: una volta compilato il documento contabile in formato standard .xml, questo viene firmato digitalmente e inviato al destinatario finale tramite il cosiddetto Sistema di Interscambio. Il Sistema di Interscambio (SdI) è un sistema gestito direttamente dalla Agenzia delle Entrate, che si occupa di eseguire i controlli tecnici del caso e di inviare il documento contabile al destinatario.
Se il SdI non rileva errori durante i suoi controlli, procede con l’invio; se invece ci sono problemi di qualche tipo, la fattura web viene scartata. Molti degli errori più frequenti che ci si trova a fare nel momento dell’invio vengono quindi corretti in automatico dal Sistema di Interscambio.
Fatture scartate: gli errori più frequenti
Quando una fattura elettronica viene inviata e non scartata dal Sistema di Interscambio, è considerata emessa e non è più modificabile. Ci sono alcuni casi, però, gli errori vengono corretti automaticamente dal Sistema. Questi quelli più frequenti:
- Mancata consegna: se il destinatario non ha un indirizzo PEC né un codice destinatario, o ci sono problemi di consegna, la fattura viene considerata emessa. Il cliente in questo caso deve scaricarla accedendo al proprio cassetto fiscale sul portale dell’Agenzia delle Entrate;
- Partita IVA o codice fiscale sbagliati, dell’emittente o del cliente;
- Fattura duplicata (errore 00404) o duplicata nel lotto (errore 00409): viene segnalato quando si invia un documento con lo stesso numero progressivo di un documento già accettato dal SdI.
Il Sistema di Interscambio necessita al massimo di 5 giorni di tempo per effettuare i controlli tecnici e inviare il documento, oppure segnalare l’errore e scartarlo.
Forfettari e obbligo di fatturazione elettronica
L’estensione dell’obbligo di fatturazione elettronica ai forfettari, a partire da Luglio 2022, estenderà ad oltre 1 milione di unità il numero di professionisti interessati dalla misura. In base ai dati del 2020 sono infatti quasi un milione e mezzo le partite IVA forfettarie in Italia, e queste rappresentano oltre la metà delle partite IVA individuali operanti nel Paese.
Inizialmente il passaggio alla fattura in cloud per i forfettari sarà graduale, infatti interesserà solo coloro che hanno percepito, nell’anno precedente, ricavi superiori a 25.000 euro, per diventare obbligatorio per tutti soltanto a partire dal 1° Gennaio 2024.
Come si legge nel Decreto Legge n.36/2022, le sanzioni non si applicano se il documento elettronico viene emesso entro il mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’operazione, almeno per quanto riguarda il terzo trimestre del 2022, cioè il periodo compreso tra Luglio e Settembre prossimi. Dunque c’è tempo per adattarsi, tuttavia è bene essere preparati e sapere cosa fare in caso di errori.
Come rimediare ad una fattura elettronica inviata per errore
Tra gli sbagli più comuni in cui incappavano le aziende nei primi mesi dall’introduzione della dematerializzazione dei documenti contabili c'era l’invio di una doppia fattura per errore. Per questo, nell’Ottobre del 2019 l’Agenzia delle Entrate volle dare precise indicazioni in un’apposita nota.
Come si legge nella risposta all’interpello n. 395 del 7 Ottobre "Le verifiche di unicità della fattura, effettuate dallo SdI al fine di intercettare e impedire l'inoltro di un documento già trasmesso ed elaborato comportano lo scarto della fattura che rechi dati (identificativo cedente/prestatore", anno o numero progressivo coincidenti con quelli di un documento precedentemente trasmesso.
In altri termini, nel caso in cui si tenti di trasmettere una fattura che presenta stesso numero progressivo o codice destinatario di un documento già accettato e inviato, il Sistema di Interscambio procederà in automatico con lo scarto del documento. Dunque l'unica possibilità è quella di aspettare l’esito negativo della trasmissione e procedere con eventuali correzioni.
Se si tratta di una fattura già inviata in modalità cartacea prima del 2019, però, il discorso è diverso: in questo caso è necessario produrre una nota di credito che indichi lo storno del documento inviato per errore.
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