Quando si invia una fattura elettronica al Sistema di Interscambio, il documento viene consegnato a una sorta di “postino digitale” che ha un duplice compito: verifica che la fattura sia conforme alle specifiche indicate dall’Agenzia delle Entrate e, solo successivamente, consegna il documento al destinatario finale.
Quando una fattura elettronica non risponde a certe caratteristiche, il Sistema di Interscambio (SdI) la scarta, e il documento viene considerato come non emesso.
Sistema di Interscambio SdI: cos’è e come funziona
Il Sistema di Interscambio SdI è il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate dedicato allo smistamento delle fatture elettroniche. Di proprietà del MEF e progettato in collaborazione con Sogei, è stato istituito dalla Legge Finanziaria del 2008 (L. 244/2007) che ha stabilito l’obbligo di fatturazione elettronica verso gli Enti Pubblici, per essere esteso nel 2019 anche alle fatture tra privati.
Per usare le parole dell’Agenzia delle Entrate, il Sistema di Interscambio è una sorta di “postino” che gestisce il flusso delle fatture elettroniche e le smista tra tutti i diversi soggetti coinvolti.
Il Sistema di Interscambio svolge diverse funzioni, tra le quali:
- riceve le fatture trasmesse in formato XML;
- verifica che i dati trasmessi siano integri, autentici, univoci e coerenti con il formato disposto dall’Agenzia delle Entrate;
- verifica che nella fattura siano presenti tutti i dati obbligatori (es.: i dati di mittente e del destinatario, i prezzi oggetto di transazione, l’aliquota IVA, etc.);
- trasmette i documenti al destinatario;
- notifica lo stato dei documenti (scartato, trasmesso, ricevuto);
- inoltra alla Ragioneria Generale dello Stato i dati per il monitoraggio fiscale.
Se però una fattura elettronica non supera i controlli di cui sopra, il documento viene scartato e viene considerato come non emesso.
Fattura elettronica scartata: i motivi
I motivi di scarto di una fattura elettronica possono essere diversi: si va dal mancato rispetto delle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate fino alla presenza di errori all’interno del documento.
I principali motivi per cui il SdI può scartare una fattura sono:
- fattura duplicata (viene a mancare l’univocità);
- file non conforme al formato dell’Agenzia delle Entrate;
- Partita IVA non valida;
- Codice Fiscale non valido;
- Codice Destinatario non valido o non più attivo;
- la PEC inserita non corrisponde a quella registrata su SdI.
Quando una fattura elettronica viene scartata, il mittente riceve una notifica di scarto (NS) entro 5 giorni dall’invio del documento. Questa scadenza, come vedremo in seguito, è particolarmente importante per via della regola che impone di trasmettere fattura entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione.
Fattura scartata dallo SdI: i codici più frequenti
Insieme alla notifica dello scarto, lo SdI invia anche un codice che permette di identificare il motivo per cui l’emissione della fattura non è andata a buon fine.
I codici di scarto relativi agli errori più comuni sono i seguenti:
- 00002: Nome file duplicato;
- 00200: File non conforme al formato (è un errore generico, può riferirsi anche a qualche carattere speciale inserito nei campi obbligatori);
- 00305: Partita IVA del Cessionario/Committente non valida;
- 00306: Codice Fiscale del Cessionario/Committente non valido;
- 00311: Codice Destinatario non valido;
- 00312: Codice Destinatario non attivo;
- 00313: Campo ID Paese non valido (se si emette un documento verso soggetti non residenti in Italia, è necessario che il campo ID paese del cessionario/committente contenga un valore diverso da "IT");
- 00330: l'indirizzo PEC indicato nel campo PEC destinatario è diverso da quello SdI;
- 00404: fattura duplicata;
- 00427: Codice Destinatario non conforme al formato "FormatoTrasmissione FPA12" (il Codice deve essere di 6 caratteri);
- 00445: natura IVA generica (N2, N3 o N6) per le aliquote a 0% non più valida dal 1° gennaio 2021.
Tali codici sono fondamentali per capire il tipo di errore commesso in fase di compilazione del documento e quindi correggerlo.
Fattura scartata dallo SdI: cosa fare
Una fattura scartata dallo SdI non può essere modificata, perciò quando si riceve una notifica di scarto è necessario emettere una nuova fattura con lo stesso numero progressivo di quella scartata dal Sistema di Interscambio.
Qui entra in gioco la questione delle tempistiche: la notifica di scarto, infatti, arriva entro 5 giorni dall’emissione del documento. Nel caso di una fattura immediata, che deve essere emessa (e quindi resa disponibile al cliente) entro 12 giorni dall’effettuazione delle operazioni, questo può tradursi nella necessità di tenere sotto controllo il proprio software di fatturazione per essere certi di rispettare i limiti imposti dalla Legge.
Di fronte a una notifica di scarto la fattura andrebbe corretta e inviata nuovamente allo Sdi entro 5 giorni dalla ricezione della notifica. Ovviamente, correggere una fattura elettronica scartata dallo SdI oltre i 5 giorni è consentito, purché si rientri nel limite massimo dei 12 giorni.
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